LinkedIn, Facebook, Instagram. Ook zakelijk plukken we de vruchten van social media. Maar wat als zo’n account ‘verder leeft’ terwijl de eigenaar overleden is? Voorkom verwarring en regel tijdig deze digitale nalatenschap.
Hij begon lokaal. En al was Marketingbureau Bakx succesvol, eigenaar Berend koos ervoor om het binnen de regionale grenzen te houden. Maar daar was hij dan ook ‘wereldberoemd’. Als communicatiespecialist had hij een sterke online aanwezigheid opgebouwd via LinkedIn, Facebook en Instagram. Zijn businesspartner Jan had totaal geen kaas gegeten van sociale media-platforms, maar ach; ieder z’n expertise, vonden de mannen.
Wanhopig
Met name LinkedIn bleek een essentiële tool voor de zakelijke communicatie en marketing. ‘We doen een wekelijkse nieuwsbrief en elke dag een “persoonlijke” post,’ kondigde Berend een jaar geleden aan. De nieuwsbrief bevatte landelijk nieuws, linkjes naar communicatiecursussen die Bakx organiseerde en altijd een originele marketingtip. Dat wierp vruchten af. Zijn “persoonlijke” posts met een blik op de dag, schreef Berend altijd een week vooruit. Deze plaatste hij op Instagram en het werd doorgelinkt naar Facebook. Ja, zichtbaar was Berend Bakx wel.
Tot hij niet meer zichtbaar was. Want op 55-jarige leeftijd kreeg Berend volkomen onverwacht een hartaanval en overleed. Het hele dorp was van slag. En businesspartner Jan helemaal. ‘Ik weet me geen raad. Berend deed alle dagelijkse dingen. Ik weet alles van onze financiën en administratie, maar ik opereer natuurlijk voornamelijk op de achtergrond’, zei Jan wanhopig tegen Berends weduwe Carla. ‘Maak je geen zorgen’, had zij gezegd. Na de uitvaart zetten we alles rustig op een rijtje.’ Zij was als echtgenote aangesteld als executeur en zou met Jan gaan kijken hoe het verder moest met het bedrijf.
Geen toegang tot accounts
Maar al voor de uitvaart werd het ongemakkelijk. Vrienden en zakelijke contacten begonnen hun medeleven te betuigen via social mediakanalen. Ook op Berends persoonlijke Facebook-account. Terwijl er nog geen mededeling vanuit het bedrijf was gedaan over het overlijden; niet op de website, en ook niet op LinkedIn en de twee andere platformen. De dagelijkse posts werden gewoon automatisch geplaatst, alsof hij nog leefde. Verwarring alom. Dus kwamen er telefoontjes en mails van klanten uit de regio. Hoe zat dat met dit overlijden? En gingen de trainingen en afspraken met het bureau dan wel door? Of zouden ze nu geld terug krijgen?
‘Waar liggen de toegangsgegevens tot de website en van alle accounts? Die heb jij toch wel?’ vroeg Carla inmiddels nerveus aan Jan. ‘Ik moet echt een bericht over Berends overlijden plaatsen, en dan vraag ik meteen om begrip voor uitstel van lopende zaken.’ Maar de partner had geen idee. ‘Misschien is het allemaal bekend bij de notaris, waar hij ook zijn testament heeft vastgelegd?’
Ook daar bleek niets bekend. Geen wachtwoorden van de zakelijke accounts en ook geen instructies over wat er met z’n persoonlijke account moest gebeuren. Voor Carla was het duidelijk dat ze die wilde afsluiten. Geen pijnlijke verjaardagsfelicitaties straks voor iemand die er niet meer was. Maar ja, dan moest je wel toegang hebben tot het platform…
Digitaal erfenisplan
Als bedrijfspartners kun je dit soort dingen onderling bespreken. Dus wie je toegang tot accounts geeft in geval van nood. Hoe ze moeten worden beheerd of afgesloten. Ook de notaris kan helpen bij het vastleggen hiervan. Bijvoorbeeld in een digitaal erfenisplan.
En de notaris had nog meer praktische tips, begreep Carla later. ‘Een lijst van alle gebruikte sociale media-accounts met inloggegevens is het belangrijkste. En je kunt ook in je testament laten opnemen wat je wensen zijn voor je accounts na overlijden. Ook in juridische zin kan de notaris ervoor zorgen dat alles correct is vastgelegd. Want in theorie kunnen klanten het bedrijf aanklagen voor nalatigheid of niet nagekomen afspraken.’
Jan was aanwezig geweest bij het gesprek. Omdat zijn vrouw ook actief was op de socials, vroeg hij: ‘Dus eigenlijk is het goed om ook privé dit soort dingen vast te leggen?’ ‘Zeker’, was het antwoord. ‘Dan kun je conform de wens van de overledene, een account aanhouden als een soort “in memoriam” met overlijdensmelding, of afsluiten. Maar ook na scheiding, spelen social media een rol. In convenanten nemen wij een social media-passage op. Dit is om te voorkomen dat “exgenoten” naderhand schadelijke reacties plaatsen. Of dat ze uit wraak privé-of zelfs naaktfoto’s posten. Ze mogen geen verboden uitingen doen. Of dat nou appjes, e-mails of beelden zijn. Ook niet na overlijden van de voormalige partner. En anders volgt een boete.’
Gezellige selfie
Met de social media-accounts van Marketingbureau Bakx kwam het goed. Een bevriende IT’er vond een oplossing en gelukkig was er voldoende begrip vanuit de klanten. En Jan ging dezelfde avond nog in gesprek met zijn vrouw. Van een eventuele scheiding was geen enkele sprake, gezien de gezellige selfie die ze samen postten.
