Makkelijk Zaken Doen?

COLUMN Michaël Lentze,
Notaris en Registermediator,
Ellens & Lentze

In de strijd tegen financieel-economische criminaliteit, zoals het witwassen van geld en het financieren van terrorisme, wordt steeds gezocht naar nieuwe manieren om ondermijning van een gezonde geldstroom tegen te gaan. Compliance is in die strijd een term geworden waar u als ondernemer en wij als dienstverlener vaak mee om de oren worden geslagen. Uiteraard willen we werken in overeenstemming met de nu geldende wet- en regelgeving. Maar de vele nieuwe regels, aanvullingen op wetten en verplichte administratieve taken maken het voor niemand eenvoudig, laat staan leuk, om aan die compliance te voldoen.

Boetes

Banken willen inzicht in de structuur en de geldstromen van uw onderneming. Ook de belastingdienst en de notaris vragen u om aan te tonen hoe u aan uw geld komt. En dat zorgt voor veel administratieve poespas. Ook voor de juridische en financiële dienstverleners die een ondernemer proberen te helpen. Als een bank, een notaris of een accountant zich namelijk niet aan alle regels houdt, worden enorme boetes opgelegd. U heeft hierover vast wel iets gehoord in het nieuws.

Steeds opnieuw

Elke dienstverlener moet dus zelfstandig onderzoek doen en heeft vaak ook een meldingsplicht bij verdachte transacties. Dit om te voorkomen dat er wordt gewerkt met schimmige constructies. Daarom moet u vaak weer opnieuw dezelfde informatie aanleveren. Als u bijvoorbeeld aandelen wilt overdragen aan nieuwe aandeelhouders, moet u zowel bij de bank als bij de notaris en de accountant nagenoeg dezelfde gegevens inleveren. Keer op keer op keer. In het voorjaar van 2020 komt het Ultimate Beneficial Owner (UBO)-register daar ook nog eens bij. Nog meer administratieve lasten dus.

UBO

Een UBO moet een aandeel van minimaal 25% in het kapitaal of het vermogen binnen de onderneming hebben of heeft ten minste 25% stemrecht binnen de algemene vergadering van de organisatie. Is er niemand met een dergelijke positie, dan zal er iemand moeten worden aangewezen als een “pseudo-UBO’. 

De (pseudo) UBO dient te worden geregistreerd in het UBO-register. De Kamer van Koophandel zal dit register bijhouden. Een deel van de informatie in het register, waaronder de aard en de omvang van het economisch belang, wordt openbaar. Meer privacygevoelige informatie zou alleen zichtbaar moeten zijn voor de financiële inlichtingendiensten. Vooral familiebedrijven zullen nu dan ook met nieuwe privacy-structuren te maken krijgen. Mijns inziens is de geheimhouding rond dat register nog steeds niet goed genoeg geregeld. Soms is het immers beter als niet iedereen weet wie er aan de touwtjes trekt in een bepaald bedrijf.

Comply

Zojuist is de Ease of Doing Business Index van de Wereldbank gepubliceerd. Nederland is in tien jaar tijd gezakt van plaats 26 naar plaats 42. Ook door deze lasten? De overheid doet haar best fraude tegen te gaan en tegelijkertijd zo min mogelijk belemmeringen op te werpen bij het zaken doen. Haar pogingen ondernemingen te stimuleren én tegelijkertijd te kunnen controleren, hoewel dapper en zinvol, zorgen voor de huidige, grote administratieve last op uw schouders en die van de dienstverleners.

Al deze regels werken enorm vertragend. Een cliënt gaf bijvoorbeeld aan dat het drie weken heeft geduurd voordat een bankrekening voor de nieuwe onderneming werd geopend En het nut van deze lasten is niet aangetoond.  

Helaas is dat niet anders. Er is domweg te weinig capaciteit om alle meldingen zorgvuldig te kunnen verwerken. Maar achter de schermen werken alle juridische en financiële dienstverleners hard aan het versimpelen en versnellen van de administratieve rompslomp waar u als ondernemer en wij als dienstverlener mee worden geplaagd. Dus hoe vervelend al het gedoe ook is: houd moed en comply!

Als notaris en registermediator kom ik veel verschillende mensen tegen. Verschillende mensen die vaak in eenzelfde situatie zitten. Uiteraard zijn de situaties die ik beschrijf geanonimiseerd en opgebouwd uit alle verschillende ontmoetingen. Maar ik hoop dat mensen zich herkennen in mijn verhalen en realiseren dat er ook voor hun situatie praktische oplossingen zijn.