Een bedrijfscultuur van besparing, productiviteit en vernieuwing: Het Nieuwe Werken
Het nieuwe werken, het concept klinkt redelijk vaag. En dat is het ook als je in termen van concrete definities denkt. Het betreft een nieuwe manier van werken en samenwerken, waar veel organisatorische en technische aspecten bij komen kijken. Het gaat erom medewerkers binnen organisaties flexibeler met hun tijd en omgeving om te laten gaan. Voordelen zijn evident: mobiliteit wordt verminderd, kosten bespaard en de productiviteit verbeterd. Elke organisatie kan het concept anders invullen, passend bij de eigen organisatie. Wij spreken met Rabobank Vlietstreek-Zoetermeer, Getronics, Verdonck, Klooster & Associates en de Gemeente Zoetermeer over hun ervaring met deze trend.
|
|
Fotografie: Bas Kijzers
V.l.n.r. Rob Soeters, Coen Olde Olthof, Rien de Vries en Hanneke Bor.
Het karakteristieke pand van de Rabobank Vlietstreek-Zoetermeer vormt het toneel voor ons rondetafelgesprek. Hanneke Bor, Manager Bestuurszaken bij deze Rabobank, heet ons van harte welkom. Samen met haar schuiven we aan tafel in een fraaie vergaderruimte, om met drie andere gesprekspartners het nieuwe werken door te nemen. Rob Soeters is Managing Consultant bij Verdonck, Klooster & Associates: "Wij zijn al enige tijd bezig met het nieuwe werken, zowel vanuit maatschappelijk als organisatorisch oogpunt. Onze adviseurs zijn veel op pad en moeten overal snel over de juiste informatie kunnen beschikken om goed te kunnen werken en met elkaar en opdrachtgevers in contact te blijven." Naast hem zit Coen Olde Olthof, Vice President Marketing, Alliances, Portfolio & Strategy bij Getronics. "90 procent van onze medewerkers werkt flexibel. Hiertoe is het noodzakelijk de juiste faciliteiten, cultuur en technieken te hebben. Als Getronics kunnen we met onze producten het concept bovendien ook extern weer aantrekkelijk verkopen." Rien de Vries zit er vanuit zijn functie als Programmamanager Kennis, Economie en Innovatie bij namens de Gemeente Zoetermeer. "Vanuit ons programma ‘Duurzaam Zoetermeer' en de aankomende bezuinigingen zoeken we momenteel naar een nieuwe manier van (samen)werken. Om flexibel te werken moet je wel overal bij de informatie die je nodig hebt kunnen en dat wordt nu georganiseerd." Hanneke Bor vertelt ten slotte dat flexwerken bij de Rabobank hoog in het vaandel staat, maar niet geheel geïmplementeerd wordt: "Wij bieden zeker de mogelijkheid van thuiswerken en flexibel omgaan met je uren. Wel hebben we voor bijna iedereen nog een eigen werkplek hier."
Zoeken naar een definitie
De beschrijvingen van deze vier partijen laten goed zien dat het concept zich moeilijk laat definiëren. En dat moet je ook niet willen, stelt Rob. "Veel organisaties zijn nog op zoek naar de betekenis, maar het gaat er meer om wat je als organisatie met het nieuwe werken kunt doen. Er hangen veel thema's onder het concept en ieder kan natuurlijk zelf beslissen op welke manier zij de nieuwe mogelijkheden willen invullen." "Het nieuwe werken op zich moet niet het doel zijn", vult Hanneke aan. "Het gaat erom dat je het als bedrijf laat aansluiten bij je visie."
De volgende vraag is: wat is wenselijk voor medewerkers en klanten? Volgens het nieuwe werken worden medewerkers productiever omdat zij mogen werken op een nieuwe manier die bij hen past. In plaats van op aanwezigheid worden mensen op resultaten beoordeeld. Zo zouden zij meer uit zichzelf halen. Verder wordt er meer in minder tijd gedaan, onder meer doordat files omzeild worden en klanten of collega's per video en telefoon worden benaderd. Positieve ontwikkelingen voor zowel werknemers als werkgevers, maar ook voor de samenleving. Coen duidt: "Door het vermijden van files reduceer je CO2-uitstoot. Besparingen binnen het bedrijf zelf zijn ook duidelijk. Met videoconferenties besparen we veel geld en tijd. Met de flexibele werkplekken is Getronics van 190.000 vierkante meters naar 140.000 vierkante meters gegaan, een aanzienlijke besparing op werkplekken, spullen en verhuizingen."
Verschuiving in bedrijfscultuur
Ondanks de onmiskenbare positieve effecten betekent het nieuwe werken wel een complete cultuuromslag binnen organisaties. Managers zijn gewend om controle te hebben over hun medewerkers. Ook komt de vraag op of het nieuwe werken ten koste gaat van persoonlijke relaties. Volgens Rob kiezen medewerkers dankzij het nieuwe werken juist heel bewust voor ontmoetingen. "Mensen zoeken elkaar gerichter op." Coen beaamt dit: "Door gerichte afspraken hebben mensen efficiënter en vaak informeler contact met elkaar. Doordat Getronics volledig met flexplekken werkt hebben wij echter wel besloten om op één dag in de week allemaal fysiek aanwezig te zijn op kantoor. Maar wanneer je er ook zit, ik zie juist meer kruisbestuivingen ontstaan. Vroeger had ik de deur van mijn kantoor wel openstaan, maar op mijn flexplek spreken medewerkers mij eerder aan. Via videoconferenties met klanten heb je verder snel, maar toch persoonlijk face-to-face contact."
Uiteraard zal dit niet in elke branche toepasbaar zijn. Hanneke geeft aan: "Bij een bank heb je met openingstijden van de vestigingen te maken en daarnaast worden er afspraken gemaakt met de klanten. Dit kan zowel overdag als in de avond op een locatie die past bij de wensen van de klant." Ook bij de gemeente zal er per afdeling gekeken moeten worden hoe het flexwerken vertaald kan worden. Rien: "Een deel van de functies bij de gemeente leent zich niet voor het nieuwe werken. Denk daarbij aan baliemedewerkers en vuilnismannen. Maar beleidsmedewerkers kunnen het wel adapteren." Medewerkers krijgen dus meer vertrouwen en moeten zelf steeds meer verantwoordelijkheid nemen. Iets waar Generatie Y volgens Hanneke goed in is, maar juist ook ouderen kunnen hier van profiteren. "Wanneer zij het nieuwe werken eigen maken geeft dat mogelijkheden om langer door te blijven werken. Zowel de kennis als vaardigheden moeten op peil worden gehouden om mee te kunnen gaan met de nieuwe media, daarom is het belangrijk dat iedereen ‘een leven lang blijft leren'."
‘IT-capital van Nederland'
Als ICT-stad is Zoetermeer bij uitstek pionier in het snel adapteren van dergelijke initiatieven. "Er is echter wel een onderscheid tussen verschillende typen bedrijven", vindt Rien. "Wij zitten nu aan tafel met nationale en internationale bedrijven, maar voor de lokale MKB'ers liggen de zaken toch weer anders." "Onderling zijn er een aantal contactmomenten tussen bedrijven om over gerelateerde thema's te spreken", vervolgt Coen. "Zodoende kan men elkaar snel vinden met betrekking tot nieuwe media initiatieven."
Dat geldt ook voor de trend van de Smart Work Centers, gebouwen waar flexwerkplekken samen met andere faciliteiten worden aangeboden. "Zoetermeer kampt met veel leegstand", vertelt Rien in dit verband. "Als gemeente kunnen we kijken hoe we deze gebouwen kunnen inzetten als Smart Work Center. Zoetermeer is uitstekend bereikbaar en kan zo een goede aanvulling op het thuiswerken bieden. Ik zie veel mogelijkheden om van Zoetermeer dé stad van het nieuwe werken te maken."
